Zero Mail Policy : la meilleure méthode d'organisation pour les créatifs

Vous avez 10 idées à la minute et jamais le temps de les mettre en oeuvre ? Vos journées de travail sont foutues en l'air par des urgences et des coups de fil imprévus ET interminables ? Notre rédac'chef aussi ! Et voici la technique qu'il a élaboré pour survivre : la ZERO MAIL POLICY (ZMP ou Politique du Zéro Mail pour les défenseurs de la francophonie).

En quoi consiste la ZMP ?

C'est simple : (a) tout orienter vers ma boite email, (b) remettre ma boite email à zéro chaque fin de journée.

Tout orienter vers sa boite mail ?

Oui : je ne réponds plus à mon téléphone (pro). Il est souvent sur messagerie et ma message de répondeur demander à mon interlocuteur de m'envoyer un email à une adresse simple à comprendre (mon nom @ un opérateur connu). Les emails de cette boite sont ensuite redirigés vers ma boite email de prédilection (chez infomaniak).

Comment on fait pour remettre sa boite email à zéro chaque jour ?

C'est pas si compliqué. Je reçois 3 sortes d'email :

• Messages de flux
• Messages personnels
• Messages de stock

-Les messages de flux : ce sont des messages qui n'attendent pas de réponse, si ce n'est un "vu". Par exemple, un gestionnaire qui confirme avoir bien reçu une facture, la newsletter de Socialter, une notification de Linkedin, etc... je SUPPRIME CES MESSAGES après une relecture ultra-rapide ou j'y répond en 3 mots. Si un article d'une infolettre m'intéresse, je le classe directement dans un tableur Excel sans l'avoir lu (ce sera pour plus tard).

-Les messages personnels : un ami écrit pour prendre des nouvelles, ma femme m'envoie un lien, je reçois un communiqué de presse ou une invitation sur LinkedIn... JE NOTE L'INFORMATION DANS MON AGENDA (rappeler Jean, sortie du livre X), afin de garder l'info sans m'alourdir l'esprit.

-Les messages de stock : ce sont les plus longs à gérer. 1/ Commencez par Y REPONDRE AVEC UN MESSAGE STANDARD (Ex : salut, j'ai bien reçu ton email. Je prendrai le temps de te répondre quand je pourrais, dans la semaine, dans le mois...). 2/ LISEZ LE MAIL EN ENTIER. 3/ Pour chacune des DEMANDES de l'email, ajoutez une ligne à votre CARNET DE CHOSES A FAIRE et/ou à votre AGENDA (il vous faut un carnet papier + un agenda papier avec vous, en permanence). 4/ DÉPLACEZ LES PIECES JOINTES dans un disque dur externe (ou un drive) avec un nom facile à se rémémorer. 5/ SUPPRIMEZ LE MAIL (ou placez-le dans un DOSSIER "ARCHIVES" afin de ne pas perdre l'adresse email de son auteur). 6/ Si le mail inclu un n° de téléphone, NOTEZ LE N° DANS VOTRE TELEPHONE PERSONNEL, c'est souvent un gain de temps.

L'objectif est de libérer votre mémoire des informations qui dorment dans vos emails (et que vous savez pouvoir récupérer par une simple recherche). Ici, vous dégagez à la fois de l'espace de mémoire, mais aussi de l'espace de stockage numérique en supprimant vos e-mails.

Ainsi, 100 % de ma charge de travail est classée dans mon CARNET et mon AGENDA, et plus dans ma boîte email.

Je peux ignorer mon téléphone portable une bonne partie de la journée, et ne "répondre" à mes emails que le soir, même si je suis intellectuellement fatigué (ou entrain d'écouter un podcast). Pendant mes journées, je me concentre sur ma liste de choses à faire.

J'ai divisé mes journées en 3 temps :

1. temps créatif (vous êtes injoignable)
2. temps "administratif" (traitement de la liste de choses à faire, vous pouvez même y intégrer des activités créatives)
3. temps de réponse aux emails

Parfois, j'ai des journées sans aucun temps créatif ou administratif. Mais le temps n°3 doit être quotidien. Il doit bénéficier d'une plage horaire fixe, à laquelle vous êtes certain de ne pas être dérangé : tôt le matin, fin de journée, tard le soir, lors d'un trajet en train...

Comment basculer sur cette méthode ?

Attendez les vacances ou le weekend et bloquez 24 heures pour répondre à tous les emails qui trainent dans votre boîte et commencez le lendemain en appliquant la méthode. Ensuite, vous n'aurez qu'un flux quotidien de 10 à 20 emails à traiter tout au plus !

Conclusion : l'abus d'email montre que la facilité qu'apportent les technologies numériques tendent à pousser à l'abus et annuler leurs avantages dans la vie quotidienne : où sont les gains de temps espérés !?

Vous avez tenté le coup ? Et alors, qu'en pensez-vous ? Notez vos impressions en commentaire !